Polityka prywatności serwisu www.opisy.ai
Wersja obowiązująca od dnia 4 października 2026 r.
Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych osób odwiedzających serwis internetowy Opisy.AI dostępny pod adresem
www.opisy.ai(dalej: „Serwis”), w tym osób kontaktujących się z nami za pośrednictwem formularzy dostępnych w Serwisie lub drogą e-mailową.
Uwaga: zasady przetwarzania danych osobowych Użytkowników aplikacji Opisy.AI (
app.opisy.ai) — w tym danych związanych z tworzeniem opisów badań — określa odrębna Polityka prywatności aplikacji, udostępniana Użytkownikom w ramach aplikacji.
1. Administrator danych osobowych
- Administratorem danych osobowych jest Usługodawca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą pod nazwą eXtalion – Damian Glinkowski z siedzibą w Czechy 111a, 98-220 Zduńska Wola, NIP: 8291729016, REGON: 386442138 (dalej: „Administrator” lub „Usługodawca”).
- Kontakt z Administratorem w sprawach ochrony danych osobowych jest możliwy:
- e-mailem: kontakt@opisy.ai,
- pisemnie: na adres siedziby Administratora.
- Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych.
- Dane przetwarzamy zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) oraz ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych.
2. Zakres i kategorie przetwarzanych danych
Serwis pełni funkcję informacyjno-sprzedażową i kierowany jest do profesjonalistów (B2B). Przetwarzamy następujące kategorie danych:
| Kategoria | Zakres danych | Źródło danych |
|---|---|---|
| Dane kontaktowe i zgłoszeniowe | imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, nazwa placówki / firmy, preferowana pora kontaktu, treść wiadomości oraz inne dane podane dobrowolnie w formularzu kontaktowym lub zgłoszeniowym (np. prośba o rozmowę lub dostęp testowy) | podane przez osobę korzystającą z formularza w Serwisie |
| Korespondencja | treść wiadomości e-mail i dalszej korespondencji handlowej, notatki z rozmów | przekazane w toku korespondencji lub rozmowy |
| Dane techniczne | adres IP, typ i wersja przeglądarki, logi serwera WWW | zbierane automatycznie podczas korzystania z Serwisu |
| Dane analityczne | informacje o interakcjach w Serwisie (odwiedzone podstrony, źródła ruchu, mapy cieplne, nagrania sesji z maskowaniem danych) — wyłącznie za zgodą (zob. Polityka cookies) | zbierane automatycznie (Google Analytics 4, Hotjar, Ahrefs Web Analytics) |
Prosimy nie przekazywać w formularzach ani w korespondencji danych pacjentów ani innych danych o zdrowiu — nie są one potrzebne do obsługi zapytania.
3. Cele i podstawy prawne przetwarzania
| Cel przetwarzania | Podstawa prawna (RODO) | Wyjaśnienie |
|---|---|---|
| Obsługa zapytań i zgłoszeń z formularzy, oddzwonienie na prośbę, udzielenie odpowiedzi, przygotowanie oferty, udostępnienie dostępu testowego | art. 6 ust. 1 lit. b | działania zmierzające do zawarcia umowy, podejmowane na żądanie osoby, której dane dotyczą |
| Obsługa zapytań osób działających w imieniu placówki lub firmy (np. kierownika pracowni, pracownika działu IT) | art. 6 ust. 1 lit. f | prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na komunikacji z kontrahentem i jego przedstawicielami |
| Marketing bezpośredni własnych usług, w tym kontakt handlowy z osobami, które pozostawiły dane | art. 6 ust. 1 lit. f | prawnie uzasadniony interes Administratora (promocja własnych usług wobec profesjonalistów); kontakt e-mailowy lub telefoniczny w celach handlowych — wyłącznie po wyrażeniu zgody, o której mowa niżej |
| Zapewnienie bezpieczeństwa Serwisu, monitoring techniczny i diagnostyka błędów | art. 6 ust. 1 lit. f | prawnie uzasadniony interes Administratora (utrzymanie stabilności i bezpieczeństwa) |
| Analityka i statystyka odwiedzin Serwisu | art. 6 ust. 1 lit. a | dobrowolna zgoda wyrażana w banerze cookies (zapis i odczyt informacji na urządzeniu — art. 399 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej) |
| Ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami | art. 6 ust. 1 lit. f | prawnie uzasadniony interes Administratora |
Podanie danych w formularzach jest dobrowolne, ale niezbędne do obsługi zapytania lub zgłoszenia. Pola oznaczone jako wymagane są konieczne do udzielenia odpowiedzi; pozostałe są opcjonalne.
Informacje handlowe drogą elektroniczną (e-mail, SMS) lub telefoniczną kierujemy wyłącznie po wyrażeniu odrębnej, dobrowolnej zgody na dany kanał komunikacji, zgodnie z art. 398 ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. Prawo komunikacji elektronicznej. Odpowiedź na zgłoszenie lub oddzwonienie na Twoją prośbę nie wymaga takiej zgody. Zgodę można wycofać w każdej chwili (zob. pkt 6).
4. Odbiorcy danych i podmioty przetwarzające
Dane osobowe powierzamy wyłącznie sprawdzonym podmiotom zewnętrznym, na podstawie umów powierzenia lub warunków przetwarzania danych tych podmiotów, w zakresie niezbędnym do prowadzenia Serwisu:
| Odbiorca | Cel przetwarzania | Lokalizacja serwerów |
|---|---|---|
| OVHcloud (OVH Sp. z o.o. / OVH SAS) | infrastruktura serwerowa Serwisu, baza danych (w tym dane z formularzy i wewnętrzny system CRM), poczta e-mail w domenie opisy.ai, kopie zapasowe | UE (EOG) |
| Google Ireland Ltd. (Google Analytics 4, Google Tag Manager) | statystyka odwiedzin i źródeł ruchu (za zgodą); zarządzanie skryptami pomiarowymi | UE / USA (EU-U.S. DPF) |
| Hotjar Ltd. | analiza sposobu korzystania z Serwisu — mapy cieplne, nagrania sesji z maskowaniem danych (za zgodą) | UE (EOG) |
| Ahrefs Pte. Ltd. (Ahrefs Web Analytics) | zagregowana statystyka odwiedzin (za zgodą) | Singapur (SCC) |
Dane z formularzy oraz dane kontaktów handlowych przechowywane są w systemie CRM prowadzonym w ramach własnej infrastruktury Serwisu (baza danych Serwisu na serwerach OVHcloud). Dane mogą być udostępnione organom publicznym, jeżeli obowiązek taki wynika z przepisów prawa.
5. Okres przechowywania danych
| Kategoria danych | Okres retencji |
|---|---|
| Zapytania i zgłoszenia z formularzy, korespondencja handlowa | przez czas obsługi zapytania i prowadzenia rozmów handlowych, a po ich zakończeniu — nie dłużej niż 3 lata od ostatniego kontaktu (okres przedawnienia roszczeń związanych z działalnością gospodarczą, art. 118 Kodeksu cywilnego); w zakresie marketingu bezpośredniego — do czasu skutecznego wniesienia sprzeciwu |
| Zgody na informacje handlowe | do czasu wycofania zgody, a następnie przez okres przedawnienia roszczeń — wyłącznie informacja o udzieleniu i wycofaniu zgody |
| Logi serwera WWW | do 90 dni |
| Dane analityczne | zgodnie z okresami wskazanymi w Polityce cookies (do 24 miesięcy) |
6. Prawa osób, których dane dotyczą
Zgodnie z RODO każdej osobie przysługuje prawo do: dostępu do danych (art. 15), sprostowania (art. 16), usunięcia („prawo do bycia zapomnianym”, art. 17), ograniczenia przetwarzania (art. 18), przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy (art. 20) oraz wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
Prawo sprzeciwu (art. 21 RODO). W każdej chwili możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania Twoich danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f). Sprzeciw wobec marketingu bezpośredniego jest zawsze skuteczny — po jego wniesieniu przestaniemy przetwarzać dane w tym celu.
W zakresie, w jakim przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody (dane analityczne, zgody na informacje handlowe), przysługuje prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie — bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem. Zgodę na cookies analityczne można wycofać za pomocą linku „Zarządzaj zgodami (cookies)” w stopce Serwisu, a pozostałe zgody — kontaktując się z Administratorem.
Wnioski należy kierować na adres: kontakt@opisy.ai. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca od otrzymania wniosku.
7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
- Dane osobowe przetwarzane są co do zasady na serwerach zlokalizowanych na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG).
- W związku z korzystaniem z usług Google (Google Analytics 4) oraz narzędzia Ahrefs Web Analytics dane mogą być przekazywane do podmiotów z siedzibą w USA lub w Singapurze. Przekazanie odbywa się wyłącznie na podstawie mechanizmów przewidzianych w rozdziale V RODO: decyzji Komisji Europejskiej w sprawie ram ochrony danych EU-U.S. Data Privacy Framework (art. 45 RODO) lub standardowych klauzul umownych (SCC) zatwierdzonych przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c RODO).
- Osoba, której dane dotyczą, może uzyskać kopię stosowanych zabezpieczeń, kierując wniosek na adres: kontakt@opisy.ai.
8. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie
Administrator nie podejmuje wobec osób, których dane dotyczą, decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu — w tym profilowaniu — które wywoływałyby wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nie wpływały (art. 22 RODO). Narzędzia analityczne wykorzystywane w Serwisie (za zgodą) tworzą wyłącznie zagregowane statystyki odwiedzin i sposobu korzystania z Serwisu.
9. Pliki cookies i narzędzia analityczne
Szczegółowe zasady wykorzystywania plików cookies i technologii pamięci przeglądarki, w tym listę stosowanych narzędzi oraz sposób zarządzania zgodami, określa Polityka cookies serwisu www.opisy.ai. Narzędzia analityczne uruchamiane są wyłącznie po wyrażeniu zgody w banerze cookies.
10. Środki bezpieczeństwa
Stosujemy szyfrowanie transmisji danych protokołem TLS / HTTPS, kontrolę dostępu opartą na zasadzie minimalnych uprawnień oraz cykliczne kopie zapasowe na serwerach zlokalizowanych na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego.
11. Powiązane dokumenty i zmiany Polityki prywatności
- Zasady korzystania z Serwisu określa Regulamin serwisu www.opisy.ai.
- Polityka może być aktualizowana w przypadku zmiany wykorzystywanych narzędzi, dostawców lub przepisów prawa. O zmianach informujemy poprzez publikację zaktualizowanej wersji w Serwisie, każdorazowo ze wskazaniem nowej daty obowiązywania. Archiwalne wersje dokumentu są udostępniane na życzenie.